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6.4.1 Dokumentationen schreiben
Eine der Aufgaben, denen sich die Leute am liebsten entziehen, ist die Dokumentation. Trotzdem ist gerade dieser Bereich der EDV besonders wichtig, weil hier Erfahrungen dauerhaft gespeichert werden können.
6.4.1.0.1 Systemübersicht
Für jeden Rechner sollte eine Systemübersicht existieren. Diese sollte umfassen: Art des Festplattencontroller, Anzahl und Art der Festplatten, Partitionsübersicht, Hostname, IP-Adresse, Peripheriegeräte, BIOS-Einstellungen u. v. m.
6.4.1.0.2 Problemlösungen
Wenn ein Problem aufgetreten ist, sollte man seine Lösung ausführlich dokumentieren. Wenn später der Fall wieder auftritt, braucht man nur nachzuschlagen.
6.4.1.0.3 Änderungen am System
Jegliche Änderungen am System sollte auch festgehalten werden. Dies umfaßt die Änderungen an der Hardware, Konfigurationsdateien, Programmen u. s. w. Dies sollte ausreichen, um das System innerhalb kürzester Zeit wieder zu rekonstruieren.
6.4.1.0.4 Dokumentation für Benutzer
Neben der Dokumentation für sich, den Administrator, sollten Sie auch in der Lage sein, Dokumentationen für die Benutzer zu schreiben. So können Sie z. B. erklären wie der Benutzer sich einloggt oder seine eMail abholen kann. Daneben sollten auch andere Administratoren in der Lage sein mit Hilfe der Dokumentation Ihr System zu warten6.2.
Jetzt kommt es noch darauf an, welche Art der Dokumentation man wählen soll. Es gibt zwei Arten: die elektronische Dokumentation und die Dokumentation auf Papier.
6.4.1.0.5 Elektronische Dokumentation
Die Vorteile der elektronischen Dokumentation liegen auf der Hand. Sie ist leicht auf dem neuesten Stand zu halten und leicht zu durchsuchen. Kommandoausgaben und Screenshots können leicht integriert werden. Außerdem ist sie schnell zu kopieren und kann vielen zugänglich gemacht werden. Der Nachteil ist allerdings, sie steht nur zur Verfügung wenn die Maschine läuft. Auch läßt sie sich schlecht herumtragen.
6.4.1.0.6 Dokumentation auf Papier
Die alte Methode der Dokumentation auf Papier hat auch heute noch ihre Vorteile. Sie ist auch zugänglich wenn das System unten ist. Dank der modernen Textverarbeitung können auch Screenshots und Kommandoausgaben eingearbeitet werden. Vor allem kann man sie überall hinnehmen, wo man Sie braucht. Der Nachteil dieser Form der Dokumentation liegt in ihrer schlechten Wartbarkeit. Eine Papierdokumentation auf dem neuesten Stand zu halten ist aufwendig. Daneben kann diese Form der Dokumentation schnell zu Chaos führen. Das Entziffern der Notizen, gerade bei handschriftlichen Dokumentationen, ist auch ein nicht zu unterschätzender Nachteil.
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